Microsoft heeft in de afgelopen jaren verschillende applicaties zoals SharePoint, Teams en OneDrive toegevoegd. Deze apps zorgen ervoor dat jij en je collega’s sneller, efficiënter en productiever kunnen (samen)werken. Maar wanneer is het slim om OneDrive te gebruiken en wanneer is het handig om bestanden in Teams of SharePoint te delen? We leggen het uit.
Hoeveel tijd ben jij kwijt met het zoeken naar bestanden?
Medewerkers zijn gemiddeld een dag per week kwijt aan het zoeken naar informatie. Daarnaast zijn ze gemiddeld 40 werkdagen per jaar bezig met het compenseren wat ze vergeten zijn of het opnieuw maken van zaken die ze kwijt zijn. De cloud is veel meer dan alleen een bak bestanden en informatie staat op veel meer plekken dan alleen de netwerkschijf. Medewerkers raken de weg kwijt en dat is waar het mis gaat. Zorg daarom dat jij en je collega’s weten welke applicaties er zijn, wanneer je wat gebruikt en welke informatie belangrijk is om te borgen. Laten we eens kijken naar de verschillende mogelijkheden.
OneDrive for Business – persoonlijke opslag
OneDrive is jouw persoonlijke (privé) opslag. Speciaal ontworpen voor het opslaan van persoonlijke bestanden, documenten en gegevens. Niemand binnen de organisatie kan jouw gegevens zien – tenzij je deze deelt. Ideaal als je zelf wil starten met een document en deze op een later moment wil delen met een collega. Jouw OneDrive bestanden worden opgeslagen in de cloud. Hierdoor heb je altijd en overal toegang, ook onderweg. OneDrive zorgt er ook voor dat je altijd een back-up van jouw gegevens hebt.
SharePoint – samenwerken met de hele organisatie
Met SharePoint deel je gemakkelijk en gestructureerd bestanden met je hele organisatie. Denk aan nieuwsberichten of handboeken met processen per afdeling. In tegenstelling tot OneDrive richt SharePoint zich op samenwerken in groepsverband. Werken verschillende afdelingen regelmatig met elkaar samen? Dan kan SharePoint de uitkomst zijn om gemakkelijk documenten te delen. De gebruikerstoegang wordt gebaseerd op verschillende gebruikersrechten. Medewerkers hebben beperkte toegang tot documenten. SharePoint wordt ook gebruikt als intranet.
Microsoft Teams – samenwerken met teams
Microsoft Teams is hét platform om online samen te werken met een team. Met Teams deel je efficiënt documenten en werk je hier tegelijk aan. Teams brengt alle informatie en handige applicaties samen. Zo vind je hier ook je bestanden opgeslagen in je OneDrive en kan je bij je SharePoint. Door in Teams gebruik te maken van ‘Team sites’ wordt op de achtergrond een SharePoint Team site aangemaakt voor de opslag van documenten. Ook andere applicaties kunnen worden toegevoegd zoals OneNote en Planner.
Conclusie
Wanneer je wat gebruikt is dus heel afhankelijk van de context waarin je samenwerkt. Houd de volgende stelregels in gedachten:
Breng de onderlinge samenwerking naar een hoger niveau
Met welke applicaties werk je vaak? Van welke functies wil je gebruikmaken? Hoe is de communicatie op dit moment geregeld? Afhankelijk van de grootte van je bedrijf, kunnen verschillende functies worden toegepast. We helpen je graag op weg met jouw online werkplek. Neem contact met ons op om de mogelijkheden voor jouw bedrijf te bespreken.
