Hoewel er een verandering plaatsvindt in hoe we communiceren met elkaar, blijft Microsoft Outlook een veelgebruikte app voor het beheren van e-mails, agenda’s, contactpersonen en taken. Om je te helpen het meeste uit Outlook te halen, hebben we 10 handige tips voor je op een rijtje gezet. Zo kun je bijvoorbeeld e-mailberichten vastmaken, snel onderdelen gebruiken, e-mails uitstellen, gesprekken negeren en de donkere modus inschakelen.
1. E-mailberichten vastmaken
Weleens een e-mail kwijt? Of een belangrijke e-mailthread? Door e-mailberichten vast te zetten raak je ze nooit meer kwijt. Klik met de rechtermuisknop op een bericht en kies ‘Vastmaken’. Het e-mailbericht wordt boven aan Postvak IN weergegeven, zodat je er niet meer naar hoeft te zoeken.
2. Mailtemplates met snelonderdelen
Als je regelmatig dezelfde tekst in je e-mails gebruikt, kun je deze tekst opslaan als een snelonderdeel. Denk bijvoorbeeld aan procedures, formulieren of de routebeschrijving naar je bedrijfspand. In plaats van deze steeds opnieuw te typen of te kopiëren, kun je ze gemakkelijk hergebruiken. Hier lees je hoe je dit kunt instellen.
3. Verzenden uitstellen
Soms kan het handig zijn om een e-mail bericht pas op een later moment te versturen. Bijvoorbeeld voor een bepaalde deadline. Maak het e-mail bericht zoals je gewend bent en in plaats van op Verzenden te klikken ga je naar tabblad Opties in het menu. Klik vervolgens op de knop Bezorging uitstellen. Nu kan je zelf aangeven op welke datum en tijdstip een e-mail moet worden afgeleverd.
4. Gesprekken negeren
Ben je in een e-mailthread terechtgekomen die niet voor jou is bestemd en lijkt er geen einde te komen aan berichten? Rechterklik en kies voor ‘Negeren’ om het gesprek te negeren. Alle berichten in de thread worden verwijderd en toekomstige berichten worden linea recta naar de map ‘Verwijderde items’ gestuurd.
5. Geef je ogen rust met de donkere modus
In Outlook is het mogelijk om de themakleuren te wijzigen. Ga naar de werkbalk en selecteer bestanden en klik vervolgens op Office-account. Selecteer onder Office-thema de optie zwart. Let op: het thema dat je kiest, wordt toegepast op alle Microsoft 365-bureaubladtoepassingen.
6. Stel jouw focustijd in
Tijd nodig om geconcentreerd te werken? Stel jouw focustijd in. Je status springt automatisch naar ‘Niet Storen’ waardoor je zonder afleiding door kan werken. Daarnaast kan je aangeven hoelang je gemiddelde focustijd mag duren en of je een voorkeur hebt voor de ochtend of de middag. Je focustijd stel je in met Viva Insight. Lees hier hoe je dat doet.
7. Zet notificaties uit
Plan vaste momenten in je agenda waarop jij je mail checkt en laat je niet afleiden door notificaties. Je past de notificaties aan in de Outlook-instellingen. Bij ‘Ontvangst van een bericht’ kies je om meldingen volledig uit te schakelen of alleen meldingen te ontvangen voor belangrijke e-mails of afspraken.
8. Stel snelle stappen en regels in
9. Gebruik sneltoetsen
Het gebruik van sneltoetsen zorgt er voor dat je nog efficiënter kan werken. Dit bespaart kostbare tijd en maakt het navigeren door je emails, agenda en taken efficiënter. Zoals het markeren van een e-mail als gelezen (Ctrl + Q). Hier zijn een paar handige sneltoetsen voor:
• Ctrl + 1 schakel naar je Inbox
• Ctrl + 2 schakel naar je Agenda
• Ctrl + 3 schakel naar je Contacten
10. Categoriseer je werk
Outlook heeft een handige functie waarbij je je mails of taken kunt labelen om zo makkelijker prioriteiten voor jezelf te stellen of om het overzichtelijker te maken. Dit kan heel makkelijk met de knop Categoriseren in het tabblad Start van je menu. Je kan je labels ook een nieuwe naam en kleur geven om het nog verder te personaliseren. Bij het samenwerken in een gezamenlijke mailbox kan het handig zijn om labels met de namen van je collega’s te maken. Door de naam van je collega aan een mail te hangen weet deze collega dat zij/hij deze moet afhandelen of bekijken.
