Microsoft Teams is er voor samenwerken, en de tegenhanger daarvan is OneDrive. Kort gezegd is OneDrive jouw eigen online plekje voor documenten. Standaard is het alleen voor jou zichtbaar. Met OneDrive heb je altijd en overal toegang tot de nieuwste versies van jouw persoonlijke en gedeelde documenten. Daarnaast kun je met OneDrive makkelijk bestanden en mappen delen met collega’s. We delen 5 tips om slimmer te werken met OneDrive.
- 1
Geef mappen een kleurtje
Iedereen is bekend met de vertrouwde mapjes met een geel icoontje. Deze iconen zijn al herkenbaar sinds de introductie van mappen op computers. Nu is er iets nieuws beschikbaar voor OneDrive, SharePoint en Microsoft Teams: mapkleuren zelf kiezen. Nu denk je misschien. Wat moet ik hiermee? Je zou kunnen denken aan een map waar iedereen altijd naar zoekt, maak die lekker opvallend paars.Let op! Het aanpassen van de mapkleur is alleen mogelijk in de online omgevingen en niet in de Windows Verkenner.
- 2
Samen bewerken
Wil je graag samenwerken met collega’s uit je organisatie? Door je documenten in OneDrive op te slaan, komt de samenwerkingsfunctie automatisch beschikbaar. Druk vervolgens op Delen en stuur je collega’s de koppeling naar het document. Zodra zij beginnen te werken aan het document, kun je wijzigingen in real time bekijken. Wissel ideeën uit, chat en plaats opmerkingen met je collega’s direct in het document. Zo krijg je sneller resultaten en krijgt je samenwerking een flinke boost. - 3
Veilig bestanden delen met een wachtwoord en vervaldatum
Als je kiest om je bestanden te delen met anderen, kun je ervoor kiezen om deze bestanden een wachtwoord en een vervaldatum mee te geven. Selecteer een bestand of map, selecteer delen, selecteer een koppelingsinstellingen, stel een vervaldatum in en stel een sterk wachtwoord in. Na de vervaldatum vervalt de toegang. - 4
Vragen om bestanden aan te leveren
Met de bestandsaanvraagfunctie in OneDrive kun je een map kiezen waar anderen bestanden kunnen uploaden via een link die je ze stuurt. Mensen van wie je bestanden aanvraagt, kunnen alleen bestanden uploaden. Ze kunnen de inhoud van de map niet zien, bestanden bewerken, verwijderen of downloaden, of zelfs zien wie nog meer bestanden heeft geüpload. Op die manier kun je gevraagde bestanden opslaan in één map, wat het gemakkelijker maakt om documenten van je collega’s of klanten te vinden en te openen. - 5
Stoppen met delen
In de OneDrive app in de browser heb je het meest complete overzicht van je documenten inclusief wat met jou gedeeld is of jij met anderen hebt gedeeld. Op elk document wat jij met een ander deelt kun je zelf weer de actie ondernemen om te stoppen met delen. Zet een reminder in je agenda om dit overzicht te bekijken en heel bewust ook te stoppen met delen. Zo behoudt je controle op je eigen OneDrive bestanden en welke met anderen gedeeld zijn.
