Efficiënte communicatie en samenwerking zijn cruciaal voor het succes van elke mkb-onderneming. In de moderne zakelijke wereld, waarin teams vaak op afstand werken en flexibiliteit essentieel is, is het vinden van de juiste tools en oplossingen van groot belang. Microsoft Teams is een krachtige tool die speciaal is ontworpen voor effectieve samenwerking. In deze blogpost vertellen we iets meer over de mogelijkheden van Microsoft Teams en hoe het jouw mkb-bedrijf helpt de communicatie en samenwerking te verbeteren.
Wat is Microsoft Teams?
Microsoft Teams is een alles-in-één samenwerkingstool die chat, videogesprekken, vergaderingen, bestandsdeling en nog veel meer biedt. Het maakt deel uit van het Microsoft 365-pakket, dat speciaal is ontworpen voor bedrijven en organisaties. Met Teams kunnen medewerkers gemakkelijk met elkaar communiceren en samenwerken, ongeacht hun locatie of het apparaat dat ze gebruiken. Bovendien integreert Microsoft Teams naadloos met andere Microsoft 365-apps en -services, waardoor een geïntegreerde en samenhangende werkomgeving ontstaat.
Voordelen voor mkb-ondernemers
Eenvoudig bestanden delen en documentenbeheer
Microsoft Teams is uitstekend te gebruiken wanneer je samenwerkt met je collega’s aan verschillende bestanden. Teams biedt een gecentraliseerde opslagplaats voor bestanden, waardoor je teamleden hier altijd en overal toegang tot hebben. Daarnaast kun je Teams goed gebruiken wanneer je een document vanuit OneDrive of via SharePoint wilt delen. De integratie met Microsoft OneDrive en SharePoint zorgt voor een naadloze en georganiseerde documentbeheerervaring.
Verbeterde communicatie
Met Microsoft Teams kunnen medewerkers snel en gemakkelijk met elkaar communiceren via chatberichten, spraak- en videogesprekken. Dit stelt teams in staat om in real-time ideeën uit te wisselen, problemen op te lossen en beslissingen te nemen. Bovendien biedt Teams de mogelijkheid om externe partners en klanten uit te nodigen voor gasttoegang, waardoor de communicatie met externe belanghebbenden wordt vereenvoudigd. Met één klik kunnen medewerkers virtuele vergaderingen houden, waarbij ze schermen delen, presentaties geven en interactie hebben alsof ze in dezelfde ruimte zijn.
Efficiënte en productieve samenwerking
Teams maakt samenwerking eenvoudig en effectief. Het stelt medewerkers in staat om projecten te organiseren, taken toe te wijzen, bestanden te delen en gezamenlijk aan documenten te werken. Dat is niet alleen interessant voor projectteams die langere tijd met elkaar samenwerken, maar ook voor ad hoc verbanden die in korte tijd resultaten moeten boeken. Wanneer je binnen een team snel kennis met elkaar kunt delen, maak je het iedereen eenvoudiger om productief te zijn. Met functies zoals gedeelde agenda’s en gecentraliseerde bestandsopslag kunnen teams naadloos samenwerken en productiever zijn.
Flexibiliteit en mobiliteit
Met Microsoft Teams kunnen medewerkers overal en op elk apparaat toegang krijgen tot hun werk. Of ze nu op kantoor, thuis of onderweg zijn, ze kunnen altijd verbonden blijven en samenwerken. Dit bevordert de flexibiliteit en mobiliteit van het team, waardoor ze effectiever kunnen werken en beter kunnen inspelen op veranderende zakelijke behoeften.
Integratie met andere apps en services
Teams integreert naadloos met andere Microsoft 365-apps, waaronder Outlook, Word, Excel en PowerPoint. Dit stelt medewerkers in staat om efficiënter te werken en naadloos informatie en bestanden uit te wisselen tussen verschillende apps. Bovendien biedt Teams integraties met populaire apps van derden, zoals Trello, Asana en Salesforce, waardoor gebruikers hun favoriete tools kunnen blijven gebruiken binnen het Teams-platform.
Specifieke functies en mogelijkheden
Microsoft Teams biedt een breed scala aan functies en mogelijkheden die de communicatie en samenwerking binnen mkb-ondernemingen verbeteren. Enkele belangrijke opties binnen de Teams-omgeving zijn:
Activiteit:
hier krijg je een overzicht van de activiteiten die binnen jouw Teams-omgeving zijn gebeurd. Je kunt bijvoorbeeld zien of je aan een team bent toegevoegd, een oproep hebt gemist of dat er bestanden aan een teammap zijn toegevoegd. Je kunt dit zien als een soort nieuwsdienst die jou up-to-date houdt van de gebeurtenissen die belangrijk zijn voor de samenwerkingsverbanden waarvan jij deel uitmaakt.
Chat:
binnen Microsoft Teams kun je eenvoudig chatten met collega’s, maar je kunt ook zelf een chatgroep aanmaken. Daarin kun je niet alleen online overleggen of zelfs (video)bellen met elkaar. Je kunt tijdens de chat ook bestanden met elkaar delen, net zoals je dat – bijvoorbeeld – in WhatsApp bent gewend. Zo breng je elkaar enorm efficiënt op de hoogte van informatie die voor het team van belang is.
Teams:
in het submenu Teams zie je van welke groepen je lid bent en tot welke informatie je toegang hebt. Wanneer je op een teamnaam klikt, zie je welke gesprekken in het team hebben plaatsgevonden. Zo ben je snel op de hoogte van actuele zaken en gesprekken die eerder zijn geweest. Als je naar Bestanden navigeert, krijg je alle in het team gedeelde bestandsmappen en losse bestanden in beeld. Die kun je vervolgens meteen openen en bewerken.
Agenda:
omdat Teams volledig in Office 365 is geïntegreerd, heb je ook een koppeling met Outlook. Van daaruit worden al jouw vergaderingen en afspraken naar Teams geëxporteerd en heb je direct inzicht in je agenda van vandaag. Je kunt ook verder door de week scrollen om te zien wat je nog meer te wachten staat en je kunt zelfs direct een vergadering plannen. Door de perfecte wisselwerking tussen de Office 365 applicaties wordt die dan (uiteraard) meteen in Outlook weergegeven.
Oproepen:
in het submenu Oproepen zie je een snelkeuzelijst van personen waar je vaak mee in contact bent. Hier kun je eenvoudig je snelkeuze toevoegen, waardoor je slim contactpersonen kunt toevoegen en bellen. Hier staat ook de lijst met alle contactpersonen en kun je je belgeschiedenis terugkijken. En heb je een voicemail ontvangen? Dan kun je die eenvoudig terugluisteren onder het submenu Voicemail.
En meer…
Wanneer je op de drie puntjes onder Activiteit, Chat, Teams, Agenda, Oproepen en Bestanden klikt, zie je nog meer opties, zoals ‘OneNote’ en ‘Planner’. Via ‘OneNote’ kun je direct bij je notities die je hierin hebt bewaard, onder ‘Planner’ zie je de jouw taken en activiteiten van je collega’s in je Team. Hierdoor ben je nog beter op de hoogte van de ontwikkelingen binnen je team. Hier kun je trouwens ook – naast alle Office 365 apps – eigen applicaties toevoegen die jou en je team helpen om de samenwerking naar een hoger niveau te tillen.
