Werken vanaf kantoor, thuis of op locatie en toch met het hele team samenwerken? Bij online samenwerken komt het een en ander kijken. Hoe zorg je voor de gezelligheid en creativiteit van kantoor, terwijl je ook efficiënt op afstand werkt? En hoe blijf je bereikbaar voor je klanten? Zo lukt het wel:
1. Werk samen in een online omgeving
Online samenwerken gaat het beste als iedereen toegang heeft tot dezelfde bestanden en tools. Op afstand werken moet eenvoudig, snel en duidelijk zijn. Dat betekent communicatie en informatie op 1 plek. Microsoft Teams en Sharepoint zijn middelen om collega’s efficiënt en op een professionele manier met elkaar te laten samenwerken en om contact te onderhouden met externe partijen. Collega’s kunnen bestanden, gegevens, nieuws en media via Sharepoint delen. Maar ook vergaderen, chatten en bellen kan op één plek in Teams. Alle benodigde informatie is overal beschikbaar, zodat je altijd slimmer en makkelijker kunt samenwerken.
2. Garandeer bereikbaarheid
Je wil bereikbaar blijven voor je klanten én collega’s. Op afstand is dat een stuk lastiger. Maak duidelijke afspraken wie wanneer bereikbaar is. Zorg bijvoorbeeld dat binnenkomende gesprekken automatisch bij de juiste persoon terechtkomen. Met Zakelijke Telefonie maak je nog efficiënter gebruik maken van telefonie. Dit werkt naast desktop, laptop en smartphone namelijk ook samen met headsets en bureautelefoons. Dankzij de naadloze integratie met een Online Werkplek en Managed Private Server is dit een ideale oplossing voor hybride werken.
3. Vergeet het koffiepraatje niet
Het dagelijkse praatje bij de koffie, de afspraak op kantoor met die nieuwe klant of het operationele overleg met je team. Dat werkt toch even anders als niet iedereen vanaf kantoor werkt. Plan momenten om de week af te trappen en zorg dat je medewerkers het teamgevoel behouden. Kies momenten om taken te verdelen en resultaten te bespreken. Plan ook momenten in dat je elkaar ‘live’ ziet en maak duidelijke afspraken wat er dan besproken wordt, in ieder geval dat er tijd is voor een persoonlijke noot.
4. Werk veilig
Regel een veilige online werkomgeving en goed beveiligde data. Vergeet ook de thuiswerkplekken en apparaten zoals mobiele telefoon, laptops en tablets niet. Werkbestanden worden veilig bewaard in de cloud maar denk ook na over:
• De beveiliging van je bedrijfsnetwerk
• Een antivirussoftware
• Veilig omgaan met het versturen van bestanden
• Regelmatige back-ups
• Gevaar van binnenuit
5. Zorg voor een goede (online) onboarding
Zo’n nieuwe baan is altijd spannend. Zéker als de nieuwe medewerker ook op afstand werkt. Een positieve online onboarding zorgt voor verbinding, het juiste teamgevoel en vormt de basis voor een prettige samenwerking. Laat zien wat voor sfeer en werkcultuur er binnen je organisatie heerst en organiseer een digitale rondleiding. Of denk aan een online werkomgeving, een smoelenboek of een buddy-systeem. Afgewisseld met in de praktijk brengen en de dialoog met collega’s of leidinggevende. Juist de combinatie van digitale en traditionele leervormen leveren het beste resultaat.
6. Geef elkaar ruimte en vertrouwen
Last but not least; thuiswerken geeft veel flexibiliteit om je dag nét wat anders in te delen. Geef jouw medewerkers de ruimte om zelf te bepalen waar, wanneer en hoe zij willen werken. Zo lang je maar duidelijke afspraken maakt over de bereikbaarheid voor je klanten en de resultaten die je als team wil behalen. Heb vertrouwen in je medewerkers.
