Zo krijg je iedereen mee naar een digitale werkplek

Het adoptieproces begint al vóór dat je een digitale werkplek aanschaft. Start met een inventarisatie hoe de digitale werkplek eruit moet zien per afdeling, functie of medewerker. Denk daarbij aan demografische kenmerken, functiedoelstellingen, mobiliteit en de samenwerking tussen collega’s. Maar denk ook na over de technische vaardigheden van jouw medewerkers. Welke applicaties gebruiken ze vaak? Betrek je medewerkers in het inventarisatieproces. Stel bijvoorbeeld een adoptiegroep samen waarin wensen en behoeften worden besproken. De kans is groot dat op deze manier de nieuwe digitale werkplek sneller geaccepteerd wordt.

Na het inventariseren van de wensen en behoeften van je medewerkers, verzamel je deze feedback voor de eerste inrichting. Deze feedback biedt veel voordelen. Zo ben je in staat direct waarde toe te voegen voor diegene die er mee gaan werken. Presenteer de digitale werkplek, in verschillende versies, voorafgaand de technische implementatie. Door met diverse versies te werken, kun je tijdens het proces aanpassingen doen. Denk aan urenregistratie of kilometerregistratie. Maar ook welke tools je gaat gebruiken. Is een chatfunctie bijvoorbeeld interessant? Betrek je medewerkers en omschrijf samen best practices. Met deze informatie optimaliseer je de digitale werkplek.

Je wilt niet zomaar iedereen overzetten op een nieuwe werkplek. Maak daarom, ter introductie van de nieuwe digitale werkplek, een testversie. Introduceer de digitale werkplek, stel een testgroep samen en laat deze met de nieuwe digitale werkplek werken. Dit is dé kans om feedback te verzamelen en er achter te komen of dingen ontbreken of aangepast moeten worden. Voor alle typen mensen, geeft betrokken zijn in dit vroege stadium hen een stem tijdens de transitie. Niet alleen is dit de kans om de digitale werkplek te optimaliseren, het geeft je medewerkers het gevoel dat ze gehoord worden.

Is jouw werkplek klaar voor lancering? De lancering bestaat niet uit het enkel geven van een link en inloggegevens maar betreft een voortdurend proces. Afhankelijk van de grootte van je organisatie, is het belangrijk je medewerkers te voorzien van de juiste informatie over de nieuwe werkwijzen. Betrek je medewerkers en zorg voor trainingen, inloopsessies, video’s en gebruikshandleidingen. De digitale werkplek moet eenvoudig te gebruiken zijn, zodat iedereen er mee kan werken. Ook de handleidingen moeten daarom beknopt en eenvoudig te begrijpen zijn. Zorg dat er een aanspreekpunt is waar medewerkers met vragen terecht kunnen en gebruik deze vragen om de digitale werkplek te optimaliseren.

Zorg dat je feedback verzameld, zodat de digitale werkplek gevormd wordt naar de wensen en behoeften van jouw medewerkers. Doe ook echt iets met de feedback van je medewerkers, uiteindelijk zijn zij degene die ermee moeten werken. Werkt het niet optimaal? Dan is er kans dat je medewerkers zich niet gehoord voelen. Daarnaast zorgen niet-lopende processen voor een minder efficiënte manier van werken. De IT-sector ontwikkelt zich snel, hierdoor blijft het interessant om te onderzoeken hoe je steeds meer processen kunt automatiseren of versimpelen.