AVG Printen – bescherm je digitale en papieren data

Heb jij veel te maken met het afdrukken van belangrijke of privacygevoelige gegevens? Dan wil je er natuurlijk voor zorgen dat printopdrachten binnen jouw bedrijf veilig en beschermd zijn. Gelukkig zijn er een heleboel oplossingen én innovaties die ervoor zorgen dat jij veilig en beschermd volgens de AVG-wet kunt printen.

Privacy bij printen: hoe zit het eigenlijk?

Zie jij wel eens een document van een collega in de printer liggen? Dat is geen probleem als het geen gevoelige informatie betreft. Vervelender is het als het gaat om documenten die wel privacy gevoelige informatie bevatten, zoals woonadressen, mobiele telefoonnummers en Burgerservicenummers. Met de vernieuwde AVG wetgeving zijn de regels rondom het printen en bewaren van persoonsgegevens flink aangescherpt. Informatie die direct over iemand gaat, ofwel naar deze persoon te herleiden is, mag dan ook niet op jouw printer blijven liggen.

AVG conform werken en printen

De AVG-wet gaat niet alleen om gegevens van consumenten maar ook om de privacy van eigen medewerkers, klanten en partners. Daarnaast gaat de AVG over de bescherming van zowel digitale als papieren gegevens. Denk aan een paspoort, waarvan zowel een scan als een papieren kopie gemaakt kan worden, die vervolgens in een map in een archiefkast wordt opgeborgen. Zowel de kopie als de scan moeten goed beveiligd zijn.

Een veilige printer heb je zelf in de hand

Beveilig je printers of multifunctionals goed en denk hierbij aan zowel datamanagement als databeveiliging en – encryptie. Bedrijven die voldoende energie steken in bewustwording en gedrag zijn op de goede weg. Met aandacht en slimme toepassingen kom je een heel eind. Denk na over de volgende dingen:

1. Plek van de printer

Iedereen die langs de printer loopt, kan een achtergebleven printje meenemen. Denk daarom goed na waar je de printer plaatst. Print je vaak documenten met persoonsgegevens? Plaats het apparaat op de afdeling zelf, in plaats van op de gang of in een gemeenschappelijke ruimte. Staat de printer in een openbare ruimte? Koppel deze dan niet onnodig aan het interne digitale netwerk. Hiermee creëer je een veiligheidsrisico.

2. Gebruikers van de printer

Wie mag een bepaalde printer gebruiken en op welke manier? Maak gebruik van follow-me printing en laat je medewerkers via een pasje met autorisatiebeveiliging printen, of laat ze een code of gebruikersnaam met wachtwoord invoeren. Hierdoor liggen gevoelige documenten zoals contracten en/of facturen nooit onbeheerd op een multifunctional in een openbaar kantoor. In het kader van veilig werken en de AVG is het vergroten van bewustwording een belangrijke taak van organisaties.

3. Optimale instelling van de printer

Er is veel mogelijk met de instellingen van de printer. Je kunt een instelling inschakelen waardoor de printer automatisch papier uit een andere lade pakt als de huidige lade leeg is. Dit voorkomt dat een printopdracht op een later moment wordt hervat, terwijl iemand anders bij de printer staat en het papier aanvult. Of maak gebruik van een versienummer, waarmee op elk geprint of gescand document komt te staan op welke datum en tijd de afdruk gemaakt is. Bij gevoelige documenten is dit een extra veiligheidscheck of het om meest actuele document gaat. Een andere optie die niet vaak wordt gebruikt, is aangeven dat een document een kopie is en geen origineel. De printer plaats dan automatisch een grijs vlak op de achtergrond.

4. Wis printtaken uit het geheugen

Cybercriminelen richten zich graag op de zwakke plekken binnen bedrijfsnetwerken. Het printgeheugen is één van de manieren om aan klantgegevens te komen. Documenten blijven in het geheugen van de printer staan tot de printschijf vol is en vernieuwd wordt. Hierdoor is het gemakkelijk om de documenten die nog in het printgeheugen staan nogmaals uit te printen. Een andere mogelijkheid is het verbinden met de printer via WiFi en het geheugen uit te lezen. Hiervoor hoeft een hacker dus niet eens in hetzelfde gebouw te zijn. Zorg dat je printtaken uit het geheugen wist en beveilig printtaken en documentstromen.

7 basistips om veilig te printen

1
Beveilig printers en printtaken met een wachtwoord
2
Zorg voor up-to-date firmware en software
3
Wis taken van de harde schijf
4
Beveilig printtaken en documentstromen
5
Zorg voor bewustwording en beleid
6

Print veilig vanaf de thuiswerkplek
7
Krijg zicht op printopdrachten

Meer weten over AVG printen?

Voor een goede beveiliging zijn echt niet altijd moeilijke oplossingen nodig. Veel veiligheidsinstellingen zijn standaard ingebouwd, je hoeft ze alleen maar te activeren. Advies nodig bij het updaten en beveiligen van je systemen en printers? We adviseren je graag. Zo ben je verzekerd van een goede beveiliging en voorkom je datalekken en boetes.

Praat met een expert