Printers en multifunctionele kopieermachines gebruiken we iedere dag. Toch worden ze vaak vergeten bij de beveiliging van een bedrijf. Niet slim. Een slimme printer is verbonden met wifi, en is daardoor kwetsbaar voor hackers en cyberaanvallen. Gebruik deze basistips om veilig te printen.
Printerbeveiliging blijkt een ondergeschoven kindje voor veel IT-afdelingen. Dat is onterecht. Tegenwoordig zijn printers verbonden met het interne bedrijfsnetwerk en vormen zo een brug naar andere systemen, apparaten of informatiesystemen. Zit hier een kwetsbaarheid of een zwakke plek? Dan kunnen cybercriminelen je bedrijf op deze manier binnendringen. Uit onderzoek van Quocirca blijkt dat in 2021 68% van de onderzochte bedrijven te maken heeft gehad met dataverlies als gevolg van kwetsbaarheden bij printers.
1. Beveilig printers en printtaken met een wachtwoord
Voorkom dat ongeautoriseerde gebruikers toegang krijgen en beveilig de printer met een wachtwoord. Neem geen genoegen met het standaardwachtwoord. Dat lijkt een open deur, maar de praktijk leert dat dit nogal eens vergeten wordt. Verstuur printopdrachten via een beveiligd netwerk en zorg dat een printtaak niet onderschept kan worden door printopdrachten altijd encrypted (versleuteld) te verzenden. Zo is het document niet leesbaar voor derden, waardoor gevoelige gegevens niet in de handen van derden kunnen komen.
2. Zorg voor up-to-date firmware en printersoftware
Printers en multifunctionals worden geleverd met firmware. De besturingssoftware kan na een tijd beveiligingsproblemen geven. Bijvoorbeeld doordat hackers protocollen hebben gekraakt en toegang hebben tot hardware of printtaken. Zorg daarom altijd voor de laatste versie van de firmware en printersoftware.
3. Wis taken van de harde schijf
Printers en multifunctionals beschikken steeds vaker over een harde schijf. De opslag van gegevens op het apparaat zelf vormt een groot beveiligingsrisico. Wis, zodra een taak is uitgeprint, deze direct van de harde schijf en uit het geheugen.
4. Beveilig printtaken en documentstromen
Print je regelmatig documenten die niet in verkeerde handen mogen vallen? Stel dan in dat medewerkers zich bij het apparaat moeten identificeren om een printopdracht uit te kunnen voeren. Dat kan bijvoorbeeld met een smartphone, ID-badge, pasje of e-mailadres en wachtwoord. Zo kan iedere medewerker veilig printen.
5. Zorg voor bewustwording en beleid
Het ontwikkelen van een goed beleid is natuurlijk minstens zo belangrijk als de technische beveiligingsmaatregelen. In dat beleid moet ook het gedrag rond de verwerking van fysieke documenten, het printen, scannen en faxen opgenomen worden.
6. Veilig printen vanaf de thuiswerkplek
Nu altijd en overal werken de standaard is, heeft dat direct gevolg op de manier waarop geprint wordt. Het is niet aan te raden om medewerkers zelf printers aan te laten schaffen. Het is slimmer om je medewerkers de keuze te geven uit een selectie van geschikte apparaten.
7. Krijg zicht op printopdrachten
Wist je dat medewerkers binnen je organisatie ook een grote bedreiging kunnen vormen? Denk bijvoorbeeld aan ontevreden collega’s of mensen die net ontslagen zijn. Zij kunnen moedwillig gevoelige data lekken, waardoor het risico ontstaat dat je informatie op straat komt te liggen. Zorg daarom dat je zicht hebt op documenten die door de printer verwerkt worden. Houd daarbij ook in de gaten wie de printtaak heeft doorgezet.
Expert in printoplossingen
Liever niet zelf aan de slag met de beveiliging van je printer? Wanneer je kiest voor de producten en diensten van Qdoc, nemen wij de IT-beveiliging uit handen. Onze multifunctionals en zakelijke printers zijn razendsnel, slim en betrouwbaar. Grote investeringen zijn niet nodig. We werken met een vast all-in maandbedrag. Neem vrijblijvend contact op met een van onze medewerkers.
