AVG Printen – bescherm je digitale en papieren data

Iedereen die langs de printer loopt, kan een achtergebleven printje meenemen. Denk daarom goed na waar je de printer plaatst. Print je vaak documenten met persoonsgegevens? Plaats het apparaat op de afdeling zelf, in plaats van op de gang of in een gemeenschappelijke ruimte. Staat de printer in een openbare ruimte? Koppel deze dan niet onnodig aan het interne digitale netwerk. Hiermee creëer je een veiligheidsrisico.

Wie mag een bepaalde printer gebruiken en op welke manier? Maak gebruik van follow-me printing en laat je medewerkers via een pasje met autorisatiebeveiliging printen, of laat ze een code of gebruikersnaam met wachtwoord invoeren. Hierdoor liggen gevoelige documenten zoals contracten en/of facturen nooit onbeheerd op een multifunctional in een openbaar kantoor. In het kader van veilig werken en de AVG is het vergroten van bewustwording een belangrijke taak van organisaties.

Er is veel mogelijk met de instellingen van de printer. Je kunt een instelling inschakelen waardoor de printer automatisch papier uit een andere lade pakt als de huidige lade leeg is. Dit voorkomt dat een printopdracht op een later moment wordt hervat, terwijl iemand anders bij de printer staat en het papier aanvult. Of maak gebruik van een versienummer, waarmee op elk geprint of gescand document komt te staan op welke datum en tijd de afdruk gemaakt is. Bij gevoelige documenten is dit een extra veiligheidscheck of het om meest actuele document gaat. Een andere optie die niet vaak wordt gebruikt, is aangeven dat een document een kopie is en geen origineel. De printer plaats dan automatisch een grijs vlak op de achtergrond.