Goed voorbereid je vakantie in – stel je out-of-office in

De zomervakantie is begonnen. Misschien ben je al weggeweest, geniet je nu van je vakantie of ga je nog. Word je al onrustig als je denkt aan die volle mailbox en Teams-omgeving bij terugkomst? Geen stress. Met deze tips heb jij het onder controle.

Goed-voorbereid-op-vakantie-out-of-office-instellen-800×300

Stel een afwezigheidsbericht in via Outlook of Teams

Wil je tijdens je vakantie e-mail ontvangen? Dit verschilt per persoon. Zorg er in ieder geval voor dat je een ‘out-of-office’ aanzet. Niet alleen om jezelf rust en overzicht te gunnen, je helpt er ook collega’s en klanten mee. Wat gebeurt er zodra iemand een bericht stuurt en 5 dagen later nog stééds geen antwoord heeft? Met een out-of-office laat je afzenders weten wanneer je weer bereikbaar bent. Je kan je out-of-office zowel in Teams als in Outlook aanzetten.

Hier stel je in Outlook je out-of-office in:

Open Microsoft Outlook op je computer.
Klik op het tabblad “Bestand” in de bovenste menubalk.
Kies in het menu aan de linkerkant voor “Automatische antwoorden instellen” of “Out of Office Assistant“. Het kan variëren afhankelijk van de versie van Outlook die je gebruikt.
In het venster “Automatische antwoorden” kan je een periode instellen waarin je afwezig bent. Vink het vakje aan naast “Automatische antwoorden verzenden” of “Out of Office Replies” om de functie in te schakelen.
Typ de tekst van je out-of-officebericht in het tekstvak. Je kunt aangeven dat je niet beschikbaar bent, de duur van je afwezigheid vermelden en eventueel belangrijke contactinformatie verstrekken.
Als je wilt, kan je het bericht personaliseren door op de knop “Opties” of “Options” te klikken. Hier kun je bijvoorbeeld aangeven dat je alleen berichten wilt verzenden naar je interne collega’s of een ander taalvoorkeur wilt selecteren.
Klik op de knop “OK” of “Apply” om je instellingen op te slaan en je out-of-officebericht te activeren.
Heb je géén ‘Eindtijd’ ingesteld dan blijft de functie actief totdat je deze handmatig uitschakelt. Door stap 4 te herhalen en de optie ‘Geen automatische antwoorden verzenden’ te selecteren, schakel jij handmatig de out of office uit.

Stel een statusbericht in Microsoft Teams

In Microsoft Teams kan je een additioneel statusbericht instellen. Dit statusbericht kan korter zijn dan je out-of-office bericht. Een statusbericht kan ook gaan over dat je bijvoorbeeld thuis werkt of een bepaalde dag niet aan het werk bent. Een statusbericht verschijnt in Microsoft Teams als personen je een persoonlijke chat willen sturen of jou vermelden in een bericht met een @ (vermelding).

Klik rechtsboven op je profielfoto in Microsoft Teams.
Statusbericht actief laten zien als iemand je een chat stuurt? Klik het vinkje aan bij de optie ’weergeven als personen mij een bericht sturen’.
Klik onderaan het menu op ‘Planning niet aanwezig’. Er opent een ‘Niet aanwezig’ scherm. Daarmee stel je dan weer je (Outlook) out-of-office bericht in.

Goed om te weten:

Out-of-office en statusbericht zijn twee verschillende dingen. Je out-of-office blijft intact en zal verzonden worden hoe jij die hebt ingesteld vanuit Outlook. Als je daar bovenop een ander of additioneel bericht in Microsoft Teams wilt instellen als statusbericht, die misschien korter is of minder formeel, dan blijft de Outlook out-of-office actief.

Tips voor jouw out of office-bericht

Out-of-office berichten komen vaak onpersoonlijk over en voelen vaak niet zo behulpzaam aan. Een gemiste kans om de lezer toch goed te helpen. Door na te denken over een aantal regels vóór, tijdens en ná jouw afwezigheid, zorg je ervoor dat je niet alleen de afzender informeert, maar hen ook met een gerust hart laat wachten op jouw reactie. Vergeet ook niet je out-of-office uit te schakelen als je weer terug bent.

1

Wacht niet tot het laatste moment
2

Benoem de reden van jouw afwezigheid
3

Benoem de periode dat jij afwezig bent
4

Vermeld wat wél mogelijk is
5

Geef het een persoonlijk tintje
6

Bespaar jezelf werk door e-mails te verwijderen
7

Bedenk een sterke onderwerpregel
8

Stuur aan om belangrijke zaken opnieuw te verzenden.
9

Zorg voor een back-up
10

Wees consequent en hou jezelf ook aan je out-of-office.

Maak het persoonlijk

Door een persoonlijk tintje te geven aan jouw out of office-bericht zorg je ervoor dat de afzender zich niet afgewimpeld voelt. Denk na over de tone-of-voice van je bericht. Gebruik je je/jij of u/uw in je communicatie? Communiceer je met een grapje en een knipoog of wil je vooral gebruik maken van een formele zakelijke toon? Denk ook na over de taal van je afwezigheidsbericht.

Rigoureus een lege inbox bij terugkomst?

Wil je er zeker van zijn dat je na terugkomst niks met je mail hoeft te doen? Verwijder dan alles. Laat in je out-of-office aan de afzender weten dat e-mails niet gelezen én verwijderd worden. Geef aan dat – indien nodig – de informatie later nogmaals verstuurd kan worden en dat als het dringend is de afzender terecht kan bij een van je collega’s.

Andere zaken om over na te denken voor je op vakantie gaat

• Verplaats CC-mails automatisch naar een andere map.
• Stel stiltetijd op je zakelijke telefoon in.
• Zorg voor toegang tot je bedrijfsbestanden, mocht het nodig zijn.

Met een gerust hart op vakantie

De functie out-of-office gebruiken is één van de vele manieren waarop jij je werkwijze net iets efficiënter maakt. Hoe je ook bereikbaar wilt zijn tijdens je vakantie, onthoud dat je vakantie de tijd is om je batterij weer even helemaal op te laden. Zo ben je na je vakantie weer helemaal fris, scherp en presteer je alleen maar beter. We wensen je alvast een hele fijne vakantie toe!

Meer weten over Microsoft 365?

Microsoft is druk in ontwikkeling en heeft Copilot en Microsoft Loop aangekondigd. Daarnaast worden Microsoft Teams en Microsoft Outlook in een nieuw jasje gestoken. We vertellen je graag alles over deze nieuwe ontwikkelingen.

Praat met een expert